oleh Lukito Edi Nugroho
Hari Sabtu kemarin saya diminta anak-anak NightLogin untuk sharing tentang manajemen waktu. Saya pikir hanya sharing informal biasa, jadi saya tidak mempersiapkan materi presentasi apapun. Ternyata acaranya semacam seminar dengan banyak peserta. Sorry guys, saya salah persepsi. Dan untuk menebus kesalahan itu, saya coba ringkas apa yg saya sampaikan kemarin dalam note ini.
Kalau bicara tentang manajemen waktu, saya rasa kuncinya adalah perencanaan, khususnya penjadwalan. Manajemen waktu pada hakekatnya adalah mengatur timing dan alokasi waktu yang harus diberikan untuk mengerjakan suatu aktivitas. Mengapa perlu diatur? Karena kita hanya punya 24 jam dalam sehari, dan harus mengerjakan banyak kegiatan dengan kebutuhan waktu dan prioritas yang berbeda-beda.
Berikut ini beberapa langkah dalam membuat pengaturan waktu yang efektif.
Identifikasi semua kegiatan yang harus dikerjakan. Tentu saja akan banyak kegiatan dalam keseharian kita. Yang rutin-rutin tidak perlu dimasukkan dalam daftar ini, tetapi tetap diperhitungkan saat mengalokasikan waktu untuk kegiatan-kegiatan yang teridentifikasi tersebut.
Jika ada deadline, identifikasi kapan suatu kegiatan harus diselesaikan. Contoh kegiatan yang ada deadlinenya: tugas kuliah, persiapan ujian, acara/event kemahasiswaan. Dari sini akan terlihat time line yang menjelaskan urutan pelaksanaan kegiatan. Sangat mungkin terjadi dalam satu periode waktu tertentu ada beberapa kegiatan yang berjalan bersamaan. Tidak apa-apa, biarkan dulu.
Selanjutnya tentukan urutan prioritas dari kegiatan-kegiatan tersebut. The golden rule: semakin penting suatu kegiatan, semakin tinggi prioritasnya. Dalam langkah ini, masukkan kegiatan-kegiatan yang rutin anda lakukan. Tidur, makan, berolah raga, rekreasi, dsb. tidak boleh diabaikan. Hidup harus seimbang. After all, apa gunanya sukses menjalankan berbagai kegiatan tapi badan jadi remuk?
Setelah semua disiapkan, mulailah mengatur penjadwalan dan pengalokasian waktunya. Kegiatan dengan prioritas tinggi diberi jatah premium. Berikan waktu yang lebih banyak untuk kegiatan yang belum anda kuasai. Jika memungkinkan, berikan pula waktu spare untuk berjaga-jaga jika ada yg berjalan tidak seperti rencana. Jika sebuah kegiatan perlu waktu yang panjang sementara anda tidak bisa menyelesaikannya dalam sekali jalan, buatlah alokasi waktu untuk kegiatan itu dalam bentuk potongan-potongan pendek (chunks of allocated time). Contohnya, kalau mau belajar utk ujian semester, alokasikan waktu utk tiap matakuliah beberapa kali sesi belajar. Anda tidak mungkin memahami materi satu semester hanya dalam waktu 1 malam saja kan? Last but not least, jangan lupakan berikan waktu untuk kegiatan-kegiatan rutin. Dan yang terpenting, tuliskan rencana anda. Buatlah diagram seperti Gantt chart untuk memudahkan penjadwalan.
Setelah jadwal/rencana selesai, lakukan langkah terakhir yang paling penting: berdisiplinlah dengan jadwal yang anda buat. Sekali lagi: D.I.S.I.P.L.I.N. Ikuti jadwal yang anda buat. Pertanyaannya: kadang-kadang situasi berubah, menuntut jadwal untuk berubah juga. Bagaimana menghadapi situasi ini? That’s okay. Lakukan perubahan dan adjustments seperlunya. Tapi setelah jadwal berubah, kembali ikuti jadwal itu.
Saat sharing kemarin saya bilang, bagaimana jika kita punya banyak seabreg kegiatan? There seems to be so little time. Bagaimana membagi waktunya? Dalam kondisi seperti inilah jadwal akan sangat membantu. Jadwal bisa menolong kita dalam menjaga agar everything is under control. Jika kegiatan kita benar-benar padat, usahakan untuk menarik waktu lebih awal, berikan alokasi waktu yang lebih panjang atau potonglah alokasi waktu untuk kegiatan-kegiatan tersebut dalam chunks yang lebih kecil. Kelihatannya berat, tapi jangan lupa bahwa semakin lama kita mengerjakan suatu kegiatan, kita jadi punya pengetahuan dan pengalaman. Pengetahuan dan pengalaman yang tumbuh secara kumulatif ini sangat membantu dalam memperpendek waktu yang harus kita alokasikan. Semakin tahu dan berpengalaman, semakin pendek waktu yang diperlukan, dan sisa waktu yang ada bisa dialokasikan untuk kegiatan lain. Contohnya, saat pertama kali mengajar dulu, saya perlu waktu berhari-hari untuk menyiapkan materi. Sekarang setelah terbiasa, cukup setengah atau satu jam sebelumnya saja. In short, jangan takut untuk menambah kegiatan, sekiranya masih sanggup (sanggup di sini berarti memperhitungkan juga aspek-aspek fisik, emosi, dan sebagainya). Semakin banyak kita berkegiatan, semakin luas horison kita, dan semakin tambah pengetahuan dan pengalaman kita. The world is truly very colourful out there...
Demikian sharing saya. Semua strategi di atas adalah pengalaman pribadi. They work for me. Dulu saya pernah menjadi Sekretaris Jurusan, Pengelola MTI, Direktur Utama PT Gamatechno, dan Koordinator Tim Persiapan Program Hi-Link pada saat yang bersamaan. Selain tugas-tugas sebagai dosen tentunya. Dengan cara yang saya ceritakan di atas, alhamdulillah saya bisa melalui semua itu dengan baik, tanpa stress yang berlebihan (buktinya, kecepatan tumbuh uban di kepala saya masih dalam batas-batas wajar.. :p).
Pesan saya, note ini jangan hanya dibaca saja, tapi cobalah untuk mempraktekkannya. Semoga bermanfaat..
0 komentar:
Posting Komentar